Apa itu “Paperless Office” ? Mengapa kita semua harus menuju ke arah ini? Apa keuntungannya? Kira-kira, begitu pertanyaan dari banyak orang mengapa istilah ini semakin sering dikumandangkan oleh banyak kalangan.
Tentunya, ada alasan tersendiri sehingga banyak orang tergugah untuk ikut serta memasyarakatkan yang namanya “Paperless Office”. Bukan tanpa sebab dan bukan cuma ingin ikut-ikutan, tetapi dunia akan terus merugi bila hal ini tidak bisa diwujudkan.
Mengenal Istilah Paperless Office?
Istilah ini masih memakai bahasa Inggris, tetapi ada juga padanannya dalam bahasa Indonesia.
Arti Paperless Office sudah tercermin dalam kata per kata di dalamnya. Paper=Kertas, Less = Tanpa , Office = Kantor.
Jadi, Paperless Office adalah Kantor Tanpa Kertas.
Sesederhana itu? Ya memang sesederhana itu konsepnya dimana kantor tidak lagi dipenuhi oleh tumpukan kertas.
Mengapa Paperless Office?
Banyak orang menertawakan konsep ini pada awalnya.
Kantor adalah sebuah tempat yang identik sekali dengan tumpukan dokumen yang tentunya terbuat dari kertas dan turunannya. Jadi, membayangkan sebuah kantor tanpa hal itu tentunya agak aneh.
Tidak sedikit yang meragukan konsep ini bisa terlaksana, bahkan hingga saat ini. Masih banyak orang yang menganggap bahwa ide ini adalah sebuah lelucon yang sulit untuk diwujudkan.
Sayangnya, dunia dan umat manusia tidak memiliki banyak pilihan. Situasi yang ada dalam banyak hal mengharuskan umat manusia untuk segera bergegas untuk merealisasikan konsep ini.
Mengapa?
Ketersediaan Lahan Yang Semakin Terbatas
Kertas berasal dari pohon dan pohon memerlukan lahan untuk tumbuh. Dengan semakin bertambahnya populasi manusia setiap tahunnya, lahan di bumi semakin menyempit.
Ketersediaan lahan untuk pohon, bahan baku kertas harus bersaing dengan manusia yang membutuhkannya untuk tempat tinggal dan makanan.
Pohon Dibutuhkan Sebagai Paru-Paru Dunia
Pernahkah menyadari kalau udara yang kita hirup sebagian berasal dari pohon? Yap. Kenyataannya memang demikian.
Hutan, pohon-pohon adalah penghasil oksigen yang dihirup umat manusia. Bila peningkatan kebutuhan kertas dunia yang akan terus menanjak setiap tahunnay diikuti, bisa jadi suatu waktu, paru-paru dunia itu akan bolong-bolong. dan suplai oksigen akan berkurang.
Membahayakan Sumber Daya Air
Berapa liter air yang Anda butuhkan setiap harinya? Manusia disarankan untuk minum air bersih setidaknya 2 liter sehari untuk mencukupi kebutuhan hidupnya.
Lalu, pernahkah kita menyadari bahwa selembar kertas menghabiskan hampir 10 liter air? Ya, betul. Selembar kertas, selain menggunakan kayu pohon juga memerlukan paling tidak 3 galon atau kurang lebih 10 liter air untuk membuatnya.
Jika konsumsi kertas manusia terus meningkat dan ditambah dengan peningkatan populasi manusia, maka efeknya sumber daya air bagi kehidupan manusia pun harus berebut untuk produksi kertas.
Pencemaran Meningkat
Meksipun banyak yang mengatakan kalau limbah pembuatan kertas sudah diolah sehingga tidak akan mencemari lingkungan, tetap saja berbagai bahan kimia yang dipergunakan akan memberikan pengaruh dan efek kepada lingkungan.
Semakin banyak kertas diproduksi, semakin banyak pula limbah yang harus ditanggung oleh lingkungan.
Angkanya akan bergerak bersamaan dengan penambahan pemakaian kertas.
Kertas Itu Mahal
Sekarang saja sudah mahal. Apalagi 20 tahun ke depan. Sudah pasti harganya akan ikut membumbung tinggi seiring dengan semakin menipisnya sumber daya yang tersedia.
Suatu waktu pemakaian kertas pun akan membebani neraca keuangan perusahaan. Ongkos yang harus dibayarkan akan semakin mahal setiap tahun.
Belum lagi biaya yang harus dikeluarkan untuk menyimpan dokumen-dokumen kertas. Tempat yang dipakai untuk lemari-lemari dokumen pun tentunya harus dibayar, tidak gratis dan tentunya dengan semakin terbatasnya ruang seperti sekarang, harga sewanya pun cukup mahal.
Oleh karena itu, mau tidak mau, konsep “paperless office” harus segera direalisasikan. Bukan demi siapa-siapa, tetapi demi kebaikan umat manusia sendiri.
Tentunya bisa bayangkan betapa tidak menyenangkannya bernafas di udara dengan kandungan oksigen yang tipis. Tidak akan menyenangkan untuk minum air yang mungkin sudah terkontaminasi limbah. Tidak terasa menyenangkan juga melihat betapa besar uang yang harus dikeluarkan untuk membeli tumpukan-tumpukan kertas.
Bisakah Paperless Office atau Kantor Tanpa Kertas Diwujudkan?
Bisa.
Jelas bisa.
Teknologi dewasa ini sangat memungkinkan hal itu untuk dilakukan. Buktinya sudah banyak dan ada di depan mata kita setiap harinya.
Berbagai perangkat elektronik seperti scanner yang bisa merubah kertas menjadi file digital, fasilitas e-mail atau surat elektronik, perangkat lunak seperti Microsoft Word yang bisa mengubah sebuah file menjadi PDF dan sebagainya menunjukkan bahwa teknologi sekarang sudah mendukung terwujudnya paperless office, kantor tanpa kertas.
Dokumen tidak perlu lagi disimpan dalam lemari-lemari dokumen berukuran besar yang memakan tempat. Sebuah komputer seperti notebook dengan 500 Gigabyte harddisk bisa menyimpan puluhan bahkan ratusan ribu lembar dokumen tanpa harus memakan tempat.
Belum ditambah dengan berbagai tempat penyimpanan virtual seperti Google Drive, Cloud Server dan sejenisnya membuat ruang yang terpakai untuk menyimpannya pun tidak perlu besar.
Tantangan dan Hambatan Mewujudkan Paperless Office
Hanya satu, atau mungkin dua, atau memang cuma satu?
Tidak banyak tetapi sangat menghambat.
Namanya kebiasaan.
Setelah berabad-abad manusia terbiasa hidup dengan kertas, sudah terbentuk sebuah budaya yang sangat bergantung pada benda ini.
Berbagai kebiasaan yang terbentuk akibatnya sulit dihilangkan, mulai dari pembuatan kontrak bisnis, hingga sekedar formulir untuk mengajukan sesuatu masih terbiasa untuk dibuatkan dalam bentuk kerasnya, hard copy, alias di atas kertas.
Kebiasaan yang sudah terbentuk secara beradab-abad ini tentunya tidak mudah untuk dihilangkan. Manusia masih belum terbiasa seratus persen menggunakan file digital.
Belum ditambah dengan tingkat pendidikan dan sistem yang ada masih tetap mempertahankan pola lama.
Sesuatu yang harus perlahan tetapi pasti berubah dan menyesuaikan dengan perkembangan zaman.
Itulah mengapa masih sulit membayangkan adanya sebuah kantor tanpa kertas. Kebiasaan dan budaya yang membentuk kita selama berabad-abad perlu waktu untuk digantikan dengan budaya baru, yaitu budaya memakai file digital.
Mengenai berapa lama sebelum semua berubah akan sulit dipastikan, tetapi yang pasti, konsep Paperless Office adalah sebuah keharusan dan tidak bisa tidak diwujudkan.
Sebab, kalau kita tidak membiasakan sekarang, maka alam akan segera memojokkan kita pada situasi yang sama sekali tidak menyenangkan.
Langkah Awal Menerapkan Paperless Office
Tidak sulit, tetapi bisa jadi sangat sulit.
Yang harus dilakukan pertama adalah menanamkan pemikiran bahwa harga sebuah kertas lebih mahal dibandingkan harga yang tertera. Bila selembar kertas dihargai oleh toko Rp. 200, sebenarnya ada harga yang belum disebutkan, yaitu ongkos yang dibayar lingkungan, seperti berkurangnya pemasok oksigen dunia.
Jadi, bila kita ingin mencoba melakukan langkah awal, mulailah dengan menanamkan pemikiran seperti ini.
Lalu, tinggal diwujudkan dalam langkah-langkah kecil, seperti :
- Jangan print e-mail Anda, jika tidak diperlukan. Email bisa disimpan saja dalam folder-folder digital di komputer atau server. Tidak perlu dicetak. Beri tambahan waktu 5-6 detik untuk mempertimbangkan apakah perlu mencetak atau tidak email yang sudah dibaca.
- Pergunakan kertas semaksimal mungkin. Kertas selalu memiliki dua sisi, tidak cuma satu saja. Pergunakan kedua sisi tersebut terutama untuk hal-hal seperti membuat draft tulisan.
- Buang kertas tak terpakai di tempat sampah bertuliskan daur ulang. Dengan begitu kertas tak terpakai bisa diolah kembali menjadi bahan baku kertas lagi. Hasilnya, walau tidak terlihat, jumlah pohon yang ditebang tidak akan bertambah.
Mudah sekali bukan?
Tetapi, bisa jadi sangat sulit karena jari-jari kita terbiasa menekan tombol cetak atau print setelah membaca email. Kita juga terbiasa tidak nyaman kalau tidak memegang dokumen kertas.
Tdak ada yang tidak bisa kalau diniatkan.
Oleh karena itu, mulailah membangun kebiasaan berdasarkan konsep kantor tanpa kertas ini ketika bekerja. Kurangi pemakaian sebisa mungkin.
Sistem yang ada belum mendukung terwujudnya konsep ini, terutama dalam masyarakat Indonesia. Meskipun demikian, tidak berarti kita tidak bisa mencoba mewujudkannya, setidaknya untuk diri sendiri.
Bukan begitu, Kawan?